CSV থেকে Excel-এ রূপান্তর করুন
CSV কীভাবে পড়া হবে তা বেছে নিন, সারি পরিষ্কার করুন এবং Excel ফাইল ডাউনলোডের আগে কলাম বাছুন, নাম বদলান ও ক্রম ঠিক করুন। এই গাইডে ছোট একটি উদাহরণ দিয়ে বিকল্পগুলো দেখানো হয়েছে।
নমুনা CSV ব্যবহার করুন
orders-options.csv ডাউনলোড করুন। এটি ছয়টি কলাম ও ছয়টি ডেটা সারির একটি কাল্পনিক অর্ডার তালিকা। ফাইল ও কলামের নাম ইংরেজিতে। এতে মানের দুই পাশে স্পেস, একটি খালি সারি, পুনরাবৃত্ত Ada সারি এবং ছোট Eli সারি রয়েছে। ফলাফলে চারটি কলাম ও চারটি ডেটা সারি থাকবে।
ধাপে ধাপে
- ওপরের নমুনা CSV ডাউনলোড করুন। CSV থেকে Excel খুলুন এবং ফাইল বাছুন দিয়ে orders-options.csv বেছে নিন।
- বিভাজক হিসেবে ; এবং পাঠ্য এনকোডিং হিসেবে UTF-8 দিন। প্রথম সারিতে শিরোনাম আছে নির্বাচিত রাখুন। প্রিভিউতে Notes, Name, Amount, Account ID, City ও Status ছয়টি আলাদা কলাম কি না দেখুন। কলাম সম্পাদনার আগে আমদানির সেটিং শেষ করুন।
- এই উদাহরণে মানগুলো পাঠ্য হিসেবে রাখুন থেকে টিক সরান, যাতে Amount-এর মান হিসাবের কাজে লাগে। নিচে টেক্সট ও সংখ্যার বিকল্প ব্যাখ্যা করা হয়েছে।
- ডেটা পরিষ্কার করুন-এ ঘরের আশপাশের ফাঁকা স্থান সরান, ফাঁকা সারি সরান, একই রকম সারি সরান ও ছোট সারিতে অনুপস্থিত ঘর পূরণ করুন নির্বাচন করুন। প্রিভিউতে এখন চারটি ডেটা সারি এবং বাদ দেওয়া দুটি সারি দেখানোর কথা।
- কলাম-এ Notes ও Status-এর টিক সরান। নামের ঘরে Account ID বদলে Account এবং Amount বদলে Total করুন। তীর বোতাম (উপরে সরান ও নিচে সরান) দিয়ে কলাম সরান, যতক্ষণ প্রিভিউতে নির্বাচিত কলাম Name, Account, City, Total ক্রমে না আসে।
- প্রিভিউ পরীক্ষা করে Excel ডাউনলোড করুন বেছে নিন। orders-options.xlsx Excel বা অন্য স্প্রেডশিট সম্পাদকে খুলে নিচের পরীক্ষাগুলো করুন।
আমদানির বিকল্প বুঝুন
| বিকল্প | কখন ব্যবহার করবেন |
|---|---|
| বিভাজক | স্বয়ংক্রিয় সম্ভাব্য বিভাজক শনাক্ত করে। কমা, সেমিকোলন, ↹ ট্যাব বা | বেছে নিতে পারেন, অথবা অন্য একটি অক্ষরের জন্য নিজস্ব ব্যবহার করতে পারেন। ফাইলের ক্ষেত্র আলাদা করার অক্ষরটি বেছে নিন; নমুনায় সেমিকোলন আছে। |
| পাঠ্য এনকোডিং | স্বয়ংক্রিয় UTF-8, Windows-1252 বা এনকোডিং চিহ্নযুক্ত UTF-16 ফাইল শনাক্ত করে। UTF-8, Windows-1252, UTF-16 LE বা UTF-16 BE সরাসরিও বেছে নিতে পারেন। নমুনাটি UTF-8; Zoë সঠিকভাবে দেখানোর কথা। |
| প্রথম সারিতে শিরোনাম আছে | প্রথম সারিতে কলামের নাম থাকলে নির্বাচিত রাখুন। সেটি স্প্রেডশিটের শিরোনাম সারি হবে এবং নাম বদলানো যাবে। প্রথম সারিতে অন্য রেকর্ডের মতো ব্যবহারযোগ্য ডেটা থাকলে টিক সরান। |
টেক্সট বা সংখ্যার সেল বেছে নিন
| মানগুলো পাঠ্য হিসেবে রাখুন | ফল |
|---|---|
| নির্বাচিত | সব পূর্ণ সেল টেক্সট হিসেবে লেখা হয়। মূল টেক্সট মান রাখতে এটি ব্যবহার করুন। 19.50-এর মতো অর্থের মান টেক্সট থাকে এবং যোগ করার সময় সংখ্যার সেলের মতো কাজ করে না। |
| নির্বাচিত নয় | উপযুক্ত সাধারণ সংখ্যা সংখ্যার সেল হিসেবে লেখা হয়; অন্য মান টেক্সট থাকে। নমুনায় Total যোগ করতে এই অবস্থা ব্যবহার করুন। সেটিং সব কলামে প্রযোজ্য, এবং Excel 19.50-কে 19.5 দেখাতে পারে। |
সারি পরিষ্কার করুন
| বিকল্প | কখন ব্যবহার করবেন |
|---|---|
| ঘরের আশপাশের ফাঁকা স্থান সরান | প্রতিটি সেলের শুরু ও শেষের স্পেস সরায়, শিরোনাম থেকেও। নমুনায় Zoë-এর আশেপাশের স্পেস সরায়। শব্দের মাঝের স্পেস থাকে। |
| ফাঁকা সারি সরান | যেসব সারির সব সেল খালি বা শুধু স্পেস আছে, সেগুলো সরায়। এতে নমুনার খালি সারি বাদ যায়। শিরোনাম সারি থাকে। |
| একই রকম সারি সরান | প্রতিটি সম্পূর্ণ একই ডেটা সারির প্রথম কপি রাখে ও পরের কপিগুলো সরায়। একটি Ada সারি থাকে। চালু থাকলে স্পেস সরানো এবং ছোট সারি পূরণ করা তুলনার আগে হয়। |
| ছোট সারিতে অনুপস্থিত ঘর পূরণ করুন | ছোট সারির শেষে খালি সেল যোগ করে, যতক্ষণ কলামের সংখ্যা সবচেয়ে চওড়া সারির সমান না হয়। Eli-এর অনুপস্থিত City ও Status সেল খালি থাকে; অনুপস্থিত মান অনুমান করা হয় না। |
বাকি ডেটা সারি উৎসের ক্রম রাখে: নমুনায় Zoë, Ada, Mika, Eli। টুলে আলাদা ডেটা সারি বাছা বা পুনর্বিন্যাসের নিয়ন্ত্রণ নেই।
কলাম বাছুন, নাম বদলান ও ক্রম ঠিক করুন
| কাজ | কীভাবে কাজ করে |
|---|---|
| কলাম বাছুন | কলাম অন্তর্ভুক্ত বা বাদ দিতে চেকবক্স ব্যবহার করুন। অন্তত একটি নির্বাচিত রাখুন। নমুনায় Notes ও Status-এর টিক সরান। |
| শিরোনামের নাম বদলান | প্রথম সারিতে শিরোনাম আছে নির্বাচিত থাকলে কলামের পাশের নামের ঘর বদলান। নমুনায় Account ID বদলে Account এবং Amount বদলে Total করুন। |
| ক্রম ঠিক করুন | তীর বোতাম (উপরে সরান ও নিচে সরান) দিয়ে তালিকায় কলাম সরান। নির্বাচিত কলাম তালিকার ক্রমে বাঁ থেকে ডানে রপ্তানি হয়। চেকবক্সে টিক দেওয়ার ক্রম ফলাফলের ক্রম ঠিক করে না। আবার টিক দেওয়া কলাম তার বর্তমান জায়গায় ফিরে আসে। |
| কলাম রিসেট করুন | কলাম রিসেট করুন সব কলাম আবার বেছে নেয়, উৎসের ক্রম ফেরায় ও শিরোনামের নামের পরিবর্তন সরিয়ে দেয়। পরিষ্কারের বিকল্প নির্বাচিত থাকে। |
Excel ফাইল পরীক্ষা করুন
- চারটি শিরোনাম Name, Account, City, Total এই ক্রমে এবং চারটি ডেটা সারি আছে কি না দেখুন। Notes ও Status থাকার কথা নয়।
- Zoë, Ada, Mika ও Eli নামের দুই পাশে স্পেস থাকা চলবে না। Ada একবার থাকবে এবং Eli-এর City সেল খালি হবে।
- মানগুলো পাঠ্য হিসেবে রাখুন-এর টিক সরিয়ে, স্প্রেডশিটের যোগ ফাংশন দিয়ে D2:D5-এর যোগফল একটি খালি সেলে হিসাব করুন। মোট 43.75 হওয়ার কথা।
- XLSX সংরক্ষণ করে আবার খুলুন। শিরোনাম, সারির ক্রম, নাম ও মান আবার পরীক্ষা করুন। মূল CSV বদলায় না।
প্রশ্ন ও সমস্যা সমাধান
সব কিছু এক কলামে দেখায়
বিভাজক উৎস ফাইলের ক্ষেত্রগুলোর মাঝের অক্ষরে বদলান। নমুনার জন্য ; বেছে নিন। নিজস্ব শুধু অন্য একটি অক্ষরের জন্য ব্যবহার করুন।
নামে অদ্ভুত অক্ষর আছে
পাঠ্য এনকোডিং পরীক্ষা করুন। ফাইল তৈরির সময় ব্যবহৃত এনকোডিং চেষ্টা করুন, তারপর উচ্চারণচিহ্নযুক্ত নাম দেখুন। নমুনা UTF-8 এবং Zoë দেখানোর কথা।
প্রথম রেকর্ড শিরোনাম হয়েছে বা কলামের নাম বদলানো যাচ্ছে না
প্রথম সারিতে শিরোনাম আছে পরীক্ষা করুন। প্রথম সারি ডেটা রেকর্ড হলে টিক সরান। সম্পাদনাযোগ্য নাম থাকলে টিক দিন।
আমার কলাম নির্বাচন বা নাম হারিয়ে গেছে
বিভাজক বা পাঠ্য এনকোডিং বদলালে ফাইল আবার পড়া হয় এবং কলাম নির্বাচন, ক্রম ও নাম রিসেট হয়। আগে এই সেটিং শেষ করুন, পরে কলাম সাজান। কলাম রিসেট করুন-ও মূল কলাম ও নাম ফিরিয়ে দেয়।
প্রিভিউ ফাইলের শুধু কিছু অংশ দেখায়
প্রিভিউতে সর্বোচ্চ 12টি ডেটা সারি ও 12টি কলাম দেখায়। ডাউনলোডে সব বাকি সারি ও সব নির্বাচিত কলাম নির্ধারিত ক্রমে থাকে। বড় ফাইল ডাউনলোডের পরে স্প্রেডশিট সম্পাদকে পরীক্ষা করুন।
অর্থের মান সংখ্যা হিসেবে যোগ হয় না
মানগুলো পাঠ্য হিসেবে রাখুন নির্বাচিত থাকলে অর্থের মান টেক্সট হয়। উপযুক্ত সাধারণ সংখ্যাকে সংখ্যার সেল করতে টিক সরিয়ে আবার ডাউনলোড করুন। মুদ্রার চিহ্ন ও দশমিক কমা টেক্সট থাকে। সংখ্যার সেল শেষে কম দশমিক শূন্য দেখাতে পারে; অর্থের মান বদলায় না।
কোডের শুরুতে শূন্য দরকার
নমুনার 00123-এর মতো কোড একটি শনাক্তকারী। মানগুলো পাঠ্য হিসেবে রাখুন পূর্ণ সেল টেক্সট রাখে। বিকল্পের টিক সরানো থাকলেও কনভার্টার 00123-এর মতো শূন্য দিয়ে শুরু কোড টেক্সট রাখে। ডাউনলোড করা XLSX-এ কোড পরীক্ষা করুন। মূল CSV-তে শূন্য আগে থেকেই না থাকলে রূপান্তর তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফেরাতে পারে না।
কলাম লুকানোর পরেও সারি সদৃশ মনে হচ্ছে
একই রকম সারি সরান নির্বাচিত পরিষ্কারের পরে সম্পূর্ণ উৎস সারি তুলনা করে, বাদ দেওয়া কলাম সরানোর আগে। Notes নির্বাচিত না থাকলেও আলাদা Notes মানের সারি আলাদা থাকে। রেকর্ড সরানোর আগে উৎসের পার্থক্য পরীক্ষা করুন।
ঐচ্ছিক: নমুনা ও রেফারেন্স ফাইল তুলনা করুন
এই টেবিলগুলো উৎসের মান ও নমুনার সাজানো ডেটা দেখায়। রেফারেন্স ওয়ার্কবুক কনভার্টারের রপ্তানি ফাংশন দিয়ে একই পরিষ্কারের বিকল্প, শিরোনামের নাম ও কলামের ক্রমে তৈরি হয়েছে।
পরিষ্কারের আগে: নমুনা CSV
খালি সারি ও পুনরাবৃত্ত Ada সারি ইচ্ছাকৃত। Eli-এর উৎস সারি Account ID-এর পরে শেষ হয়। এই টেবিলে মানের দুই পাশের স্পেস রাখা হয়েছে।
| Notes | Name | Amount | Account ID | City | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| internal | Zoë | 19.50 | 00123 | Bergen | Paid |
| archive | Ada | 5.00 | 12345 | Oslo | Paid |
| archive | Ada | 5.00 | 12345 | Oslo | Paid |
| follow up | Mika | 12.00 | 00234 | Trondheim | Pending |
| review | Eli | 7.25 | 34567 |
পরিষ্কার ও কলাম নির্বাচনের পরে
এগুলো কনভার্টারের প্রিভিউতে দেখানো মান। স্প্রেডশিট সম্পাদক সংখ্যার অর্থের মানের শেষে কম শূন্য দেখাতে পারে।
| Name | Account | City | Total |
|---|---|---|---|
| Zoë | 00123 | Bergen | 19.50 |
| Ada | 12345 | Oslo | 5.00 |
| Mika | 00234 | Trondheim | 12.00 |
| Eli | 34567 | 7.25 |
| রেফারেন্স ফাইল | সেলের সেটিং | বাইট |
|---|---|---|
| orders-options.xlsx | মানগুলো পাঠ্য হিসেবে রাখুন: নির্বাচিত নয় | 4952 |
| orders-options-text.xlsx | মানগুলো পাঠ্য হিসেবে রাখুন: নির্বাচিত | 5180 |
দুটি রেফারেন্সে একই চারটি সারি ও কলাম নির্বাচন আছে। সেলের টেক্সট ও সংখ্যার ধরন আলাদা। টেক্সট রেফারেন্সের বর্ণনামূলক নাম আছে; কনভার্টার এই নমুনা orders-options.xlsx নামে ডাউনলোড করে।