Chuyển CSV sang Excel
Chọn cách đọc CSV, làm sạch các hàng rồi chọn, đổi tên và sắp xếp cột trước khi tải tệp Excel xuống. Hướng dẫn này giải thích các tùy chọn bằng một ví dụ nhỏ.
Thử CSV mẫu
Tải orders-options.csv, danh sách đơn hàng giả định có sáu cột và sáu hàng dữ liệu. Tệp và tên cột bằng tiếng Anh. Mẫu có khoảng trắng ở đầu và cuối giá trị, một hàng trống, hàng Ada lặp lại và hàng Eli ngắn hơn. Kết quả giữ lại bốn cột và bốn hàng dữ liệu.
Từng bước thực hiện
- Tải CSV mẫu ở trên. Mở CSV sang Excel và dùng Chọn tệp để chọn orders-options.csv.
- Đặt Dấu phân cách thành ; và Mã hóa văn bản thành UTF-8. Giữ Hàng đầu tiên là tiêu đề được chọn. Kiểm tra bản xem trước hiển thị Notes, Name, Amount, Account ID, City và Status thành sáu cột riêng. Hoàn tất cài đặt nhập trước khi chỉnh sửa cột.
- Bỏ chọn Giữ giá trị dưới dạng văn bản trong ví dụ này để dùng các giá trị Amount trong phép tính. Các lựa chọn văn bản và số được giải thích bên dưới.
- Trong Làm sạch dữ liệu, chọn Xóa khoảng trắng ở đầu và cuối ô, Xóa hàng trống, Xóa hàng trùng lặp và Điền ô còn thiếu trong các hàng ngắn. Bản xem trước phải hiển thị bốn hàng dữ liệu và hai hàng đã bị xóa.
- Trong Cột, bỏ chọn Notes và Status. Chỉnh các ô tên: đổi Account ID thành Account và Amount thành Total. Dùng nút mũi tên (Chuyển lên và Chuyển xuống) đến khi các cột đã chọn xuất hiện trong bản xem trước theo thứ tự Name, Account, City, Total.
- Kiểm tra bản xem trước rồi chọn Tải Excel xuống. Mở orders-options.xlsx bằng Excel hoặc trình soạn thảo bảng tính khác và thực hiện các bước kiểm tra bên dưới.
Hiểu các tùy chọn nhập
| Tùy chọn | Khi nào sử dụng |
|---|---|
| Dấu phân cách | Tự động phát hiện dấu phân cách có khả năng được dùng. Có thể chọn dấu phẩy, dấu chấm phẩy, ↹ Tab hoặc |, hoặc dùng Tùy chỉnh cho một ký tự khác. Chọn ký tự ngăn các trường trong tệp; mẫu dùng dấu chấm phẩy. |
| Mã hóa văn bản | Tự động phát hiện UTF-8, Windows-1252 hoặc tệp UTF-16 có dấu nhận diện mã hóa. Cũng có thể chọn trực tiếp UTF-8, Windows-1252, UTF-16 LE hoặc UTF-16 BE. Mẫu dùng UTF-8; Zoë phải hiển thị đúng. |
| Hàng đầu tiên là tiêu đề | Giữ được chọn khi hàng đầu chứa tên cột. Hàng đó trở thành tiêu đề bảng tính và cho phép đổi tên. Bỏ chọn nếu hàng đầu chứa dữ liệu cần xử lý như các bản ghi khác. |
Chọn ô văn bản hoặc ô số
| Giữ giá trị dưới dạng văn bản | Tác dụng |
|---|---|
| Được chọn | Mọi ô có nội dung được lưu thành văn bản. Dùng để giữ nguyên các giá trị văn bản gốc. Số tiền như 19.50 vẫn là văn bản và không hoạt động như ô số khi tính tổng. |
| Không được chọn | Các số thông thường phù hợp được lưu thành ô số; giá trị khác vẫn là văn bản. Dùng lựa chọn này trong mẫu để cộng Total. Cài đặt áp dụng cho mọi cột và Excel có thể hiển thị 19.50 thành 19.5. |
Làm sạch hàng
| Tùy chọn | Khi nào sử dụng |
|---|---|
| Xóa khoảng trắng ở đầu và cuối ô | Xóa khoảng trắng ở đầu và cuối mỗi ô, kể cả tiêu đề. Trong mẫu, khoảng trắng quanh Zoë bị xóa. Khoảng trắng giữa các từ được giữ lại. |
| Xóa hàng trống | Xóa các hàng mà mọi ô đều trống hoặc chỉ có khoảng trắng. Nhờ đó hàng trống của mẫu bị xóa. Hàng tiêu đề được giữ lại. |
| Xóa hàng trùng lặp | Giữ bản sao đầu tiên của mỗi hàng dữ liệu giống nhau hoàn toàn và xóa các bản sau. Còn lại một hàng Ada. Nếu bật cắt khoảng trắng và bổ sung hàng ngắn, hai thao tác này được thực hiện trước khi so sánh. |
| Điền ô còn thiếu trong các hàng ngắn | Thêm ô trống ở cuối hàng ngắn cho đến khi số cột bằng hàng rộng nhất. Các ô City và Status bị thiếu của Eli vẫn trống; không đoán giá trị thiếu. |
Các hàng còn lại giữ thứ tự nguồn: Zoë, Ada, Mika, Eli trong mẫu này. Công cụ không có chức năng chọn hoặc sắp xếp lại từng hàng dữ liệu riêng lẻ.
Chọn, đổi tên và sắp xếp cột
| Thao tác | Cách hoạt động |
|---|---|
| Chọn cột | Dùng hộp kiểm để đưa cột vào hoặc loại cột ra. Giữ ít nhất một cột được chọn. Bỏ chọn Notes và Status trong mẫu. |
| Đổi tên tiêu đề | Chỉnh ô tên bên cạnh cột khi Hàng đầu tiên là tiêu đề được chọn. Đổi Account ID thành Account và Amount thành Total trong mẫu. |
| Đặt thứ tự | Dùng nút mũi tên (Chuyển lên và Chuyển xuống) để chuyển cột trong danh sách. Cột đã chọn được xuất theo thứ tự danh sách từ trái sang phải. Thứ tự đánh dấu hộp kiểm không quyết định thứ tự kết quả. Cột được chọn lại trở về vị trí hiện tại. |
| Đặt lại cột | Đặt lại cột chọn lại mọi cột, khôi phục thứ tự nguồn và bỏ các thay đổi tên tiêu đề. Các tùy chọn làm sạch vẫn được chọn. |
Kiểm tra tệp Excel
- Kiểm tra bốn tiêu đề Name, Account, City, Total theo đúng thứ tự và bốn hàng dữ liệu. Notes và Status phải không có.
- Kiểm tra tên Zoë, Ada, Mika và Eli không có khoảng trắng ở đầu hoặc cuối. Ada chỉ xuất hiện một lần và ô City của Eli phải trống.
- Khi Giữ giá trị dưới dạng văn bản không được chọn, dùng hàm tính tổng của trình bảng tính cho D2:D5 trong một ô trống. Tổng phải là 43.75; định dạng số địa phương có thể hiển thị 43,75.
- Lưu rồi mở lại XLSX. Kiểm tra lại tiêu đề, thứ tự hàng, tên và giá trị. CSV gốc không thay đổi.
Câu hỏi và khắc phục sự cố
Mọi dữ liệu xuất hiện trong một cột
Đổi Dấu phân cách thành ký tự giữa các trường của tệp nguồn. Với mẫu, chọn ;. Chỉ dùng Tùy chỉnh cho một ký tự khác.
Tên có ký tự lạ
Kiểm tra Mã hóa văn bản. Thử mã hóa dùng khi tạo tệp, rồi kiểm tra một tên có dấu. Mẫu dùng UTF-8 và phải hiển thị Zoë.
Bản ghi đầu trở thành tiêu đề hoặc không thể đổi tên cột
Kiểm tra Hàng đầu tiên là tiêu đề. Bỏ chọn nếu hàng đầu là bản ghi dữ liệu. Chọn nếu nó chứa các tên cần chỉnh sửa.
Các cột đã chọn hoặc tên của tôi biến mất
Đổi Dấu phân cách hoặc Mã hóa văn bản sẽ đọc lại tệp và đặt lại lựa chọn, thứ tự, tên cột. Hoàn tất các cài đặt này trước, rồi sắp xếp cột. Đặt lại cột cũng khôi phục các cột và tên gốc.
Bản xem trước chỉ hiển thị một phần tệp
Bản xem trước hiển thị tối đa 12 hàng dữ liệu và 12 cột. Tệp tải xuống có mọi hàng còn lại và mọi cột đã chọn theo thứ tự đã đặt. Kiểm tra tệp lớn trong trình bảng tính sau khi tải.
Số tiền không cộng được như số
Nếu Giữ giá trị dưới dạng văn bản được chọn, số tiền là văn bản. Bỏ chọn và tải lại để các số thông thường phù hợp trở thành ô số. Ký hiệu tiền tệ và dấu phẩy thập phân vẫn là văn bản. Ô số có thể hiển thị ít số không cuối phần thập phân hơn; số tiền không đổi.
Mã cần số không ở đầu
Mã như 00123 trong mẫu là mã định danh. Giữ giá trị dưới dạng văn bản giữ các ô có nội dung thành văn bản. Bộ chuyển đổi cũng giữ mã bắt đầu bằng số không, như 00123, thành văn bản khi bỏ chọn tùy chọn. Kiểm tra mã trong XLSX đã tải. Nếu số không đã mất trong CSV nguồn, việc chuyển đổi không thể tự khôi phục.
Các hàng vẫn có vẻ trùng sau khi ẩn một cột
Xóa hàng trùng lặp so sánh toàn bộ hàng nguồn sau bước làm sạch đã chọn, trước khi bỏ các cột bị loại. Hàng có giá trị Notes khác nhau vẫn riêng biệt dù Notes không được chọn. Kiểm tra khác biệt nguồn trước khi xóa bản ghi.
Tùy chọn: so sánh mẫu và tệp tham chiếu
Các bảng thể hiện giá trị nguồn và dữ liệu mẫu đã sắp xếp. Sổ làm việc tham chiếu được tạo bằng hàm xuất của bộ chuyển đổi với cùng cài đặt làm sạch, tên tiêu đề và thứ tự cột.
Trước khi làm sạch: CSV mẫu
Hàng trống và hàng Ada lặp lại là có chủ ý. Hàng nguồn của Eli kết thúc sau Account ID. Bảng này giữ khoảng trắng ở đầu và cuối giá trị.
| Notes | Name | Amount | Account ID | City | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| internal | Zoë | 19.50 | 00123 | Bergen | Paid |
| archive | Ada | 5.00 | 12345 | Oslo | Paid |
| archive | Ada | 5.00 | 12345 | Oslo | Paid |
| follow up | Mika | 12.00 | 00234 | Trondheim | Pending |
| review | Eli | 7.25 | 34567 |
Sau khi làm sạch và chọn cột
Đây là giá trị xuất hiện trong bản xem trước của bộ chuyển đổi. Trình bảng tính có thể hiển thị số tiền dạng số với ít số không ở cuối hơn.
| Name | Account | City | Total |
|---|---|---|---|
| Zoë | 00123 | Bergen | 19.50 |
| Ada | 12345 | Oslo | 5.00 |
| Mika | 00234 | Trondheim | 12.00 |
| Eli | 34567 | 7.25 |
| Tệp tham chiếu | Cài đặt ô | Byte |
|---|---|---|
| orders-options.xlsx | Giữ giá trị dưới dạng văn bản: không được chọn | 4952 |
| orders-options-text.xlsx | Giữ giá trị dưới dạng văn bản: được chọn | 5180 |
Hai tệp tham chiếu có cùng bốn hàng và lựa chọn cột. Kiểu ô văn bản và số khác nhau. Tệp tham chiếu văn bản có tên mô tả; bộ chuyển đổi tải mẫu này xuống với tên orders-options.xlsx.