CSV کو Excel میں تبدیل کریں
CSV پڑھنے کا طریقہ منتخب کریں، قطاریں صاف کریں اور Excel فائل ڈاؤن لوڈ کرنے سے پہلے کالم منتخب، نام تبدیل اور ترتیب دیں۔ یہ رہنما ایک چھوٹی مثال سے اختیارات سمجھاتا ہے۔
نمونہ CSV آزمائیں
orders-options.csv ڈاؤن لوڈ کریں، جو چھ کالموں اور چھ ڈیٹا قطاروں کی فرضی آرڈر فہرست ہے۔ فائل اور کالموں کے نام انگریزی میں ہیں۔ اس میں قدروں کے کناروں پر اسپیس، ایک خالی قطار، Ada کی دہرائی ہوئی قطار اور Eli کی چھوٹی قطار ہے۔ نتیجے میں چار کالم اور چار ڈیٹا قطاریں رہیں گی۔
مرحلہ وار رہنمائی
- اوپر دی گئی نمونہ CSV ڈاؤن لوڈ کریں۔ CSV سے Excel کھولیں اور فائلیں منتخب کریں سے orders-options.csv منتخب کریں۔
- جداکار کو ; اور متن کی انکوڈنگ کو UTF-8 پر رکھیں۔ پہلی سطر سرخی ہے منتخب رہنے دیں۔ پیش نظارے میں Notes, Name, Amount, Account ID, City, Status کو چھ الگ کالموں میں دیکھیں۔ کالم بدلنے سے پہلے درآمد کی ترتیبات مکمل کریں۔
- اس مثال میں اقدار کو متن کے طور پر رکھیں کا انتخاب ہٹا دیں تاکہ Amount کی قدریں حساب میں استعمال ہو سکیں۔ متن اور اعداد کے اختیارات نیچے سمجھائے گئے ہیں۔
- ڈیٹا صاف کریں میں خانوں کے اطراف کی خالی جگہیں ہٹائیں، خالی قطاریں ہٹائیں، دہرائی گئی قطاریں ہٹائیں اور مختصر قطاروں میں غائب خانے پُر کریں منتخب کریں۔ پیش نظارے میں اب چار ڈیٹا قطاریں اور دو ہٹائی گئی قطاریں ہونی چاہئیں۔
- کالم میں Notes اور Status کا انتخاب ہٹائیں۔ نام کے خانوں میں Account ID کو Account اور Amount کو Total کریں۔ تیر والے بٹن (اوپر لے جائیں اور نیچے لے جائیں) استعمال کریں تاکہ منتخب کالم پیش نظارے میں Name, Account, City, Total کی ترتیب میں آئیں۔
- پیش نظارہ جانچیں اور Excel ڈاؤن لوڈ کریں منتخب کریں۔ orders-options.xlsx کو Excel یا کسی دوسرے اسپریڈشیٹ ایڈیٹر میں کھولیں اور نیچے کی جانچ کریں۔
درآمد کے اختیارات سمجھیں
| اختیار | کب استعمال کریں |
|---|---|
| جداکار | خودکار ممکنہ جداکار پہچانتا ہے۔ آپ کوما، سیمی کولن، ↹ ٹیب یا | منتخب کر سکتے ہیں، یا کسی ایک دوسرے حرف کے لیے حسبِ ضرورت استعمال کر سکتے ہیں۔ فائل کے خانوں کو جدا کرنے والا حرف منتخب کریں؛ مثال میں سیمی کولن ہے۔ |
| متن کی انکوڈنگ | خودکار UTF-8، Windows-1252 یا انکوڈنگ نشان والی UTF-16 فائل پہچانتا ہے۔ UTF-8، Windows-1252، UTF-16 LE یا UTF-16 BE براہ راست بھی منتخب کر سکتے ہیں۔ مثال UTF-8 ہے؛ Zoë درست دکھنا چاہیے۔ |
| پہلی سطر سرخی ہے | اگر پہلی قطار میں کالموں کے نام ہیں تو منتخب رہنے دیں۔ وہ اسپریڈشیٹ کی سرخی بن جاتی ہے اور نام بدل سکتے ہیں۔ اگر پہلی قطار میں دوسرے ریکارڈز کی طرح استعمال ہونے والا ڈیٹا ہے تو انتخاب ہٹا دیں۔ |
متنی یا عددی خانے منتخب کریں
| اقدار کو متن کے طور پر رکھیں | اثر |
|---|---|
| منتخب | تمام بھرے ہوئے خانے متن کے طور پر محفوظ ہوتے ہیں۔ اصل متنی قدریں رکھنے کے لیے یہ استعمال کریں۔ 19.50 جیسی رقم متن رہتی ہے اور جمع کرتے وقت عددی خانے کی طرح کام نہیں کرتی۔ |
| منتخب نہیں | موزوں سادہ اعداد عددی خانوں میں محفوظ ہوتے ہیں؛ باقی قدریں متن رہتی ہیں۔ مثال میں Total جمع کرنے کے لیے یہ حالت استعمال کریں۔ ترتیب تمام کالموں پر لاگو ہوتی ہے، اور Excel 19.50 کو 19.5 دکھا سکتا ہے۔ |
قطاریں صاف کریں
| اختیار | کب استعمال کریں |
|---|---|
| خانوں کے اطراف کی خالی جگہیں ہٹائیں | ہر خانے کے آغاز اور آخر کی اسپیس ہٹاتا ہے، سرخیوں میں بھی۔ مثال میں Zoë کے اردگرد کی اسپیس ہٹتی ہے۔ الفاظ کے درمیان اسپیس رہتی ہے۔ |
| خالی قطاریں ہٹائیں | وہ قطاریں ہٹاتا ہے جن کے تمام خانے خالی ہوں یا صرف اسپیس رکھیں۔ اس سے مثال کی خالی قطار ہٹتی ہے۔ سرخی کی قطار برقرار رہتی ہے۔ |
| دہرائی گئی قطاریں ہٹائیں | ہر مکمل طور پر یکساں ڈیٹا قطار کی پہلی نقل رکھتا ہے اور بعد کی نقلیں ہٹاتا ہے۔ Ada کی ایک قطار رہتی ہے۔ منتخب ہونے پر اسپیس تراشنا اور چھوٹی قطاریں مکمل کرنا موازنے سے پہلے ہوتا ہے۔ |
| مختصر قطاروں میں غائب خانے پُر کریں | چھوٹی قطاروں کے آخر میں خالی خانے جوڑتا ہے تاکہ کالموں کی تعداد سب سے چوڑی قطار کے برابر ہو۔ Eli کے غائب City اور Status خانے خالی رہتے ہیں؛ غائب قدروں کا اندازہ نہیں لگایا جاتا۔ |
باقی ڈیٹا قطاریں اصل ترتیب رکھتی ہیں: اس مثال میں Zoë, Ada, Mika, Eli۔ ٹول میں انفرادی ڈیٹا قطاریں منتخب کرنے یا ان کی ترتیب بدلنے کے کنٹرول نہیں ہیں۔
کالم منتخب کریں، نام بدلیں اور ترتیب دیں
| عمل | طریقۂ کار |
|---|---|
| کالم منتخب کریں | کالم شامل یا خارج کرنے کے لیے چیک باکس استعمال کریں۔ کم از کم ایک منتخب رہنا چاہیے۔ مثال میں Notes اور Status کا انتخاب ہٹائیں۔ |
| سرخیوں کے نام بدلیں | پہلی سطر سرخی ہے منتخب ہو تو کالم کے ساتھ نام کے خانے میں ترمیم کریں۔ مثال میں Account ID کو Account اور Amount کو Total کریں۔ |
| ترتیب طے کریں | فہرست میں کالم منتقل کرنے کے لیے تیر والے بٹن (اوپر لے جائیں اور نیچے لے جائیں) استعمال کریں۔ منتخب کالم فہرست کی ترتیب میں بائیں سے دائیں برآمد ہوتے ہیں۔ چیک باکس منتخب کرنے کی ترتیب نتیجے کی ترتیب نہیں طے کرتی۔ دوبارہ منتخب کیا گیا کالم اپنے موجودہ مقام پر واپس آتا ہے۔ |
| کالم دوبارہ ترتیب دیں | کالم دوبارہ ترتیب دیں تمام کالم پھر منتخب کرتا ہے، اصل ترتیب بحال کرتا ہے اور سرخیوں کے نام میں آپ کی تبدیلیاں ہٹا دیتا ہے۔ صفائی کے اختیارات منتخب رہتے ہیں۔ |
Excel فائل جانچیں
- چار سرخیاں Name, Account, City, Total اسی ترتیب میں اور چار ڈیٹا قطاریں جانچیں۔ Notes اور Status موجود نہیں ہونے چاہئیں۔
- Zoë, Ada, Mika, Eli ناموں کے کناروں پر اسپیس نہیں ہونی چاہیے۔ Ada ایک بار دکھنا چاہیے اور Eli کا City خانہ خالی ہونا چاہیے۔
- اقدار کو متن کے طور پر رکھیں کا انتخاب ہٹا کر اسپریڈشیٹ کے جمع کرنے والے فنکشن سے D2:D5 کا مجموعہ کسی خالی خانے میں نکالیں۔ مجموعہ 43.75 ہونا چاہیے۔
- XLSX محفوظ کریں اور دوبارہ کھولیں۔ سرخیاں، قطاروں کی ترتیب، نام اور قدریں پھر جانچیں۔ اصل CSV تبدیل نہیں ہوتی۔
سوالات اور مسائل کا حل
سب کچھ ایک کالم میں دکھتا ہے
جداکار کو اصل فائل کے خانوں کے درمیان والے حرف پر بدلیں۔ مثال کے لیے ; منتخب کریں۔ حسبِ ضرورت صرف کسی ایک دوسرے حرف کے لیے استعمال کریں۔
ناموں میں عجیب حروف ہیں
متن کی انکوڈنگ جانچیں۔ فائل بناتے وقت استعمال ہوئی انکوڈنگ آزمائیں، پھر اعراب والے لاطینی نام کو دیکھیں۔ مثال UTF-8 ہے اور Zoë دکھنا چاہیے۔
پہلا ریکارڈ سرخی بن گیا یا کالموں کے نام نہیں بدل سکتے
پہلی سطر سرخی ہے جانچیں۔ پہلی قطار ڈیٹا ریکارڈ ہو تو انتخاب ہٹائیں۔ وہ بدلنے والے نام رکھتی ہو تو منتخب کریں۔
میرے کالموں کے انتخاب یا نام غائب ہو گئے
جداکار یا متن کی انکوڈنگ بدلنے سے فائل پھر پڑھی جاتی ہے اور کالموں کا انتخاب، ترتیب اور نام ری سیٹ ہوتے ہیں۔ پہلے یہ ترتیبات مکمل کریں، پھر کالم ترتیب دیں۔ کالم دوبارہ ترتیب دیں بھی اصل کالم اور نام بحال کرتا ہے۔
پیش نظارہ فائل کا صرف کچھ حصہ دکھاتا ہے
پیش نظارہ زیادہ سے زیادہ 12 ڈیٹا قطاریں اور 12 کالم دکھاتا ہے۔ ڈاؤن لوڈ میں تمام باقی قطاریں اور تمام منتخب کالم طے شدہ ترتیب میں شامل ہوتے ہیں۔ بڑی فائل ڈاؤن لوڈ کے بعد اسپریڈشیٹ ایڈیٹر میں جانچیں۔
رقم عدد کی طرح جمع نہیں ہوتی
اقدار کو متن کے طور پر رکھیں منتخب ہو تو رقم متن ہوتی ہے۔ انتخاب ہٹا کر دوبارہ ڈاؤن لوڈ کریں تاکہ موزوں سادہ اعداد عددی خانے بنیں۔ کرنسی علامات اور اعشاری کوما متن رہتے ہیں۔ عددی خانے آخر کے اعشاری صفر کم دکھا سکتے ہیں؛ رقم تبدیل نہیں ہوتی۔
کوڈ کے آغاز میں صفر چاہئیں
مثال کا 00123 شناختی کوڈ ہے۔ اقدار کو متن کے طور پر رکھیں بھرے خانے متن رکھتا ہے۔ کنورٹر 00123 جیسے صفر سے شروع ہونے والے کوڈ کو یہ اختیار غیر منتخب ہونے پر بھی متن رکھتا ہے۔ ڈاؤن لوڈ شدہ XLSX میں کوڈ جانچیں۔ اگر اصل CSV میں صفر پہلے سے غائب ہیں تو تبدیلی انہیں خودکار طور پر بحال نہیں کر سکتی۔
کالم چھپانے کے بعد بھی قطاریں نقل لگتی ہیں
دہرائی گئی قطاریں ہٹائیں منتخب صفائی کے بعد مکمل اصل قطاروں کا موازنہ کرتا ہے، خارج شدہ کالم ہٹانے سے پہلے۔ مختلف Notes قدروں والی قطاریں الگ رہتی ہیں چاہے Notes غیر منتخب ہو۔ ریکارڈ ہٹانے سے پہلے اصل فرق جانچیں۔
اختیاری: مثال اور حوالہ فائلوں کا موازنہ
یہ جدول اصل قدریں اور مثال کا ترتیب دیا ہوا ڈیٹا دکھاتے ہیں۔ حوالہ ورک بکس کنورٹر کی برآمد فنکشن سے انہی صفائی اختیارات، سرخیوں اور کالم ترتیب کے ساتھ بنے ہیں۔
صفائی سے پہلے: نمونہ CSV
خالی قطار اور Ada کی دہرائی ہوئی قطار جان بوجھ کر ہیں۔ Eli کی اصل قطار Account ID کے بعد ختم ہوتی ہے۔ اس جدول میں قدروں کے کناروں کی اسپیس برقرار ہے۔
| Notes | Name | Amount | Account ID | City | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| internal | Zoë | 19.50 | 00123 | Bergen | Paid |
| archive | Ada | 5.00 | 12345 | Oslo | Paid |
| archive | Ada | 5.00 | 12345 | Oslo | Paid |
| follow up | Mika | 12.00 | 00234 | Trondheim | Pending |
| review | Eli | 7.25 | 34567 |
صفائی اور کالم انتخاب کے بعد
یہ کنورٹر کے پیش نظارے کی قدریں ہیں۔ اسپریڈشیٹ ایڈیٹر عددی رقم کے آخر میں کم صفر دکھا سکتا ہے۔
| Name | Account | City | Total |
|---|---|---|---|
| Zoë | 00123 | Bergen | 19.50 |
| Ada | 12345 | Oslo | 5.00 |
| Mika | 00234 | Trondheim | 12.00 |
| Eli | 34567 | 7.25 |
| حوالہ فائل | خانے کی ترتیب | بائٹس |
|---|---|---|
| orders-options.xlsx | اقدار کو متن کے طور پر رکھیں: منتخب نہیں | 4952 |
| orders-options-text.xlsx | اقدار کو متن کے طور پر رکھیں: منتخب | 5180 |
دونوں حوالوں میں وہی چار قطاریں اور کالم انتخاب ہیں۔ خانوں کی متن اور عدد کی قسمیں مختلف ہیں۔ متنی حوالہ کا وضاحتی نام ہے؛ کنورٹر یہ مثال orders-options.xlsx کے نام سے ڈاؤن لوڈ کرتا ہے۔