CSV को Excel में बदलें
CSV पढ़ने का तरीका चुनें, पंक्तियाँ साफ़ करें और Excel फ़ाइल डाउनलोड करने से पहले कॉलम चुनें, उनके नाम बदलें और क्रम तय करें। यह गाइड एक छोटे उदाहरण से विकल्प समझाती है।
नमूना CSV आज़माएँ
orders-options.csv डाउनलोड करें। यह छह कॉलम और छह डेटा पंक्तियों वाली काल्पनिक ऑर्डर सूची है। फ़ाइल और कॉलम के नाम अंग्रेज़ी में हैं। इसमें मानों के किनारों पर स्पेस, एक खाली पंक्ति, दोहराई गई Ada पंक्ति और छोटी Eli पंक्ति है। उदाहरण में चार कॉलम और चार डेटा पंक्तियाँ बचेंगी।
चरण-दर-चरण
- ऊपर दिया नमूना CSV डाउनलोड करें। CSV से Excel खोलें और फ़ाइलें चुनें से orders-options.csv चुनें।
- विभाजक को ; और टेक्स्ट एन्कोडिंग को UTF-8 पर सेट करें। पहली पंक्ति शीर्षक है चुना रहने दें। देखें कि पूर्वावलोकन में Notes, Name, Amount, Account ID, City और Status छह अलग कॉलम हैं। कॉलम बदलने से पहले आयात सेटिंग पूरी करें।
- इस उदाहरण में मानों को टेक्स्ट के रूप में रखें का चयन हटाएँ ताकि Amount के मान गणनाओं में इस्तेमाल हो सकें। टेक्स्ट और संख्या के विकल्प नीचे समझाए गए हैं।
- डेटा साफ़ करें में सेल के आसपास के खाली स्थान हटाएँ, खाली पंक्तियाँ हटाएँ, दोहराई गई पंक्तियाँ हटाएँ और छोटी पंक्तियों में छूटे सेल भरें चुनें। पूर्वावलोकन में अब चार डेटा पंक्तियाँ और हटाई गई दो पंक्तियाँ दिखनी चाहिए।
- स्तंभ में Notes और Status का चयन हटाएँ। नाम वाले फ़ील्ड में Account ID को Account और Amount को Total करें। तीर बटन (ऊपर ले जाएँ और नीचे ले जाएँ) इस्तेमाल करें, जब तक चुने कॉलम पूर्वावलोकन में Name, Account, City, Total के क्रम में न दिखें।
- पूर्वावलोकन जाँचें और Excel डाउनलोड करें चुनें। orders-options.xlsx को Excel या किसी दूसरे स्प्रेडशीट एडिटर में खोलें और नीचे दी जाँच करें।
आयात विकल्प समझें
| विकल्प | कब इस्तेमाल करें |
|---|---|
| विभाजक | स्वचालित संभावित विभाजक पहचानता है। कॉमा, सेमीकोलन, ↹ टैब या | चुन सकते हैं, या किसी एक अन्य अक्षर के लिए कस्टम इस्तेमाल कर सकते हैं। फ़ाइल के फ़ील्ड अलग करने वाला अक्षर चुनें; नमूने में सेमीकोलन हैं। |
| टेक्स्ट एन्कोडिंग | स्वचालित UTF-8, Windows-1252 या एन्कोडिंग चिह्न वाली UTF-16 फ़ाइल पहचानता है। UTF-8, Windows-1252, UTF-16 LE या UTF-16 BE सीधे भी चुन सकते हैं। नमूना UTF-8 है; Zoë सही दिखना चाहिए। |
| पहली पंक्ति शीर्षक है | पहली पंक्ति में कॉलम नाम हों तो चुना रहने दें। वह स्प्रेडशीट की हेडर पंक्ति बनती है और नाम बदल सकते हैं। पहली पंक्ति में अन्य रिकॉर्ड जैसे डेटा हों तो चयन हटाएँ। |
टेक्स्ट या संख्या वाली सेल चुनें
| मानों को टेक्स्ट के रूप में रखें | असर |
|---|---|
| चुना हुआ | सभी भरी सेल टेक्स्ट के रूप में लिखी जाती हैं। मूल टेक्स्ट मान सुरक्षित रखने के लिए यह चुनें। 19.50 जैसी रकम टेक्स्ट रहती है और जोड़ने पर संख्या वाली सेल की तरह काम नहीं करती। |
| चयन हटाया हुआ | उपयुक्त साधारण संख्याएँ संख्या वाली सेल के रूप में लिखी जाती हैं; बाकी मान टेक्स्ट रहते हैं। उदाहरण में Total जोड़ने के लिए यह चुनें। सेटिंग सभी कॉलम पर लागू होती है और Excel 19.50 को 19.5 दिखा सकता है। |
पंक्तियाँ साफ़ करें
| विकल्प | कब इस्तेमाल करें |
|---|---|
| सेल के आसपास के खाली स्थान हटाएँ | हर सेल के शुरू और अंत के स्पेस हटाता है, हेडर से भी। उदाहरण में Zoë के आसपास के स्पेस हटते हैं। शब्दों के बीच के स्पेस रहते हैं। |
| खाली पंक्तियाँ हटाएँ | वे पंक्तियाँ हटाता है जिनकी सभी सेल खाली हों या केवल स्पेस हों। इससे नमूने की खाली पंक्ति हटती है। हेडर पंक्ति रहती है। |
| दोहराई गई पंक्तियाँ हटाएँ | हर पूरी तरह समान डेटा पंक्ति की पहली प्रति रखता है और बाद की प्रतियाँ हटाता है। Ada की एक पंक्ति बचती है। चुने होने पर स्पेस हटाना और छोटी पंक्तियाँ पूरी करना तुलना से पहले होता है। |
| छोटी पंक्तियों में छूटे सेल भरें | छोटी पंक्तियों के अंत में खाली सेल जोड़ता है, जब तक कॉलम संख्या सबसे चौड़ी पंक्ति जितनी न हो। Eli की गायब City और Status सेल खाली रहती हैं; गायब मानों का अनुमान नहीं लगाया जाता। |
बची डेटा पंक्तियाँ स्रोत का क्रम रखती हैं: उदाहरण में Zoë, Ada, Mika, Eli। टूल में अलग-अलग डेटा पंक्तियाँ चुनने या उनका क्रम बदलने के नियंत्रण नहीं हैं।
कॉलम चुनें, नाम बदलें और क्रम तय करें
| कार्रवाई | कैसे काम करता है |
|---|---|
| कॉलम चुनें | कॉलम शामिल करने या हटाने के लिए चेकबॉक्स इस्तेमाल करें। कम से कम एक चुना रहना चाहिए। उदाहरण में Notes और Status का चयन हटाएँ। |
| हेडर के नाम बदलें | पहली पंक्ति शीर्षक है चुना होने पर कॉलम के पास नाम वाला फ़ील्ड बदलें। उदाहरण में Account ID को Account और Amount को Total करें। |
| क्रम तय करें | सूची में कॉलम खिसकाने के लिए तीर बटन (ऊपर ले जाएँ और नीचे ले जाएँ) इस्तेमाल करें। चुने कॉलम सूची के क्रम में बाएँ से दाएँ निर्यात होते हैं। चेकबॉक्स चुनने का क्रम परिणाम का क्रम तय नहीं करता। दोबारा चुना गया कॉलम अपनी मौजूदा जगह लौटता है। |
| स्तंभ रीसेट करें | स्तंभ रीसेट करें सभी कॉलम फिर चुनता है, स्रोत का क्रम लौटाता है और हेडर नामों में किए बदलाव हटाता है। सफ़ाई के विकल्प चुने रहते हैं। |
Excel फ़ाइल जाँचें
- चार हेडर Name, Account, City, Total इसी क्रम में और चार डेटा पंक्तियाँ देखें। Notes और Status नहीं होने चाहिए।
- Zoë, Ada, Mika और Eli नामों के किनारों पर स्पेस न हों। Ada एक बार दिखना चाहिए और Eli की City सेल खाली होनी चाहिए।
- मानों को टेक्स्ट के रूप में रखें का चयन हटाकर, एडिटर के योग फ़ंक्शन से D2:D5 का योग किसी खाली सेल में निकालें। योग 43.75 होना चाहिए।
- XLSX सेव करके दोबारा खोलें। हेडर, पंक्ति क्रम, नाम और मान फिर जाँचें। मूल CSV नहीं बदलती।
सवाल और समस्या समाधान
सब कुछ एक कॉलम में दिखता है
विभाजक को स्रोत फ़ाइल के फ़ील्ड के बीच वाले अक्षर पर बदलें। नमूने के लिए ; चुनें। कस्टम केवल किसी एक अन्य अक्षर के लिए इस्तेमाल करें।
नामों में अजीब अक्षर हैं
टेक्स्ट एन्कोडिंग जाँचें। फ़ाइल बनाते समय इस्तेमाल हुई एन्कोडिंग आज़माएँ और फिर उच्चारण चिह्न वाला नाम देखें। नमूना UTF-8 है और Zoë दिखना चाहिए।
पहला रिकॉर्ड हेडर बन गया या कॉलम नाम नहीं बदल सकते
पहली पंक्ति शीर्षक है जाँचें। पहली पंक्ति डेटा रिकॉर्ड हो तो चयन हटाएँ। उसमें बदलने वाले नाम हों तो चुनें।
मेरे कॉलम चयन या नाम गायब हो गए
विभाजक या टेक्स्ट एन्कोडिंग बदलने पर फ़ाइल फिर पढ़ी जाती है और कॉलम चयन, क्रम और नाम रीसेट होते हैं। पहले ये सेटिंग पूरी करें, फिर कॉलम व्यवस्थित करें। स्तंभ रीसेट करें भी मूल कॉलम और नाम लौटाता है।
पूर्वावलोकन फ़ाइल का केवल कुछ हिस्सा दिखाता है
पूर्वावलोकन अधिकतम 12 डेटा पंक्तियाँ और 12 कॉलम दिखाता है। डाउनलोड में सभी बची पंक्तियाँ और सभी चुने कॉलम तय क्रम में होते हैं। बड़ी फ़ाइल डाउनलोड करने के बाद स्प्रेडशीट एडिटर में जाँचें।
रकम संख्या की तरह नहीं जुड़ती
मानों को टेक्स्ट के रूप में रखें चुना हो तो रकम टेक्स्ट होती है। उपयुक्त साधारण संख्याएँ संख्या वाली सेल बनाने के लिए चयन हटाकर दोबारा डाउनलोड करें। मुद्रा चिह्न और दशमलव कॉमा टेक्स्ट रहते हैं। संख्या वाली सेल अंत के दशमलव शून्य कम दिखा सकती हैं; रकम नहीं बदलती।
कोड के शुरू में शून्य चाहिए
नमूने का 00123 जैसा कोड पहचानकर्ता है। मानों को टेक्स्ट के रूप में रखें भरी सेल टेक्स्ट रखता है। कन्वर्टर इस विकल्प का चयन हटने पर भी 00123 जैसे शून्य से शुरू कोड को टेक्स्ट रखता है। डाउनलोड किए XLSX में कोड जाँचें। स्रोत CSV में शून्य पहले से गायब हों तो कन्वर्ज़न उन्हें अपने आप वापस नहीं ला सकता।
कॉलम छिपाने पर भी पंक्तियाँ डुप्लिकेट लगती हैं
दोहराई गई पंक्तियाँ हटाएँ चुनी हुई सफ़ाई के बाद पूरी स्रोत पंक्तियों की तुलना करता है, बाहर रखे गए कॉलम निकालने से पहले। Notes चुना न हो तब भी अलग Notes मान वाली पंक्तियाँ अलग रहती हैं। रिकॉर्ड हटाने से पहले स्रोत के अंतर जाँचें।
वैकल्पिक: नमूना और संदर्भ फ़ाइलें तुलना करें
ये तालिकाएँ स्रोत मान और नमूने के व्यवस्थित डेटा दिखाती हैं। संदर्भ वर्कबुक कन्वर्टर के निर्यात फ़ंक्शन से समान सफ़ाई विकल्पों, हेडर नामों और कॉलम क्रम के साथ बनाई गई हैं।
सफ़ाई से पहले: नमूना CSV
खाली पंक्ति और दोहराई गई Ada पंक्ति जानबूझकर हैं। Eli की स्रोत पंक्ति Account ID के बाद खत्म होती है। इस तालिका में मानों के किनारे के स्पेस रहते हैं।
| Notes | Name | Amount | Account ID | City | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| internal | Zoë | 19.50 | 00123 | Bergen | Paid |
| archive | Ada | 5.00 | 12345 | Oslo | Paid |
| archive | Ada | 5.00 | 12345 | Oslo | Paid |
| follow up | Mika | 12.00 | 00234 | Trondheim | Pending |
| review | Eli | 7.25 | 34567 |
सफ़ाई और कॉलम चयन के बाद
ये कन्वर्टर के पूर्वावलोकन में दिखने वाले मान हैं। स्प्रेडशीट एडिटर संख्यात्मक रकम के अंत में कम शून्य दिखा सकता है।
| Name | Account | City | Total |
|---|---|---|---|
| Zoë | 00123 | Bergen | 19.50 |
| Ada | 12345 | Oslo | 5.00 |
| Mika | 00234 | Trondheim | 12.00 |
| Eli | 34567 | 7.25 |
| संदर्भ फ़ाइल | सेल सेटिंग | बाइट |
|---|---|---|
| orders-options.xlsx | मानों को टेक्स्ट के रूप में रखें: चयन हटाया हुआ | 4952 |
| orders-options-text.xlsx | मानों को टेक्स्ट के रूप में रखें: चुना हुआ | 5180 |
दोनों संदर्भों में वही चार पंक्तियाँ और कॉलम चयन हैं। उनकी टेक्स्ट और संख्या वाली सेल के प्रकार अलग हैं। टेक्स्ट संदर्भ का वर्णनात्मक नाम है; कन्वर्टर यह नमूना orders-options.xlsx के नाम से डाउनलोड करता है।