Muunna CSV Exceliksi
Valitse CSV-tiedoston lukutapa, siivoa rivit ja valitse, nimeä ja järjestä sarakkeet ennen Excel-tiedoston lataamista. Oppaassa käydään asetukset läpi pienellä esimerkillä.
Kokeile CSV-esimerkkiä
Lataa orders-options.csv, kuvitteellinen tilauslista, jossa on kuusi saraketta ja kuusi tietoriviä. Tiedosto ja sarakkeiden nimet ovat englanniksi. Mukana on reunavälilyöntejä, tyhjä rivi, toistuva Ada-rivi ja lyhyempi Eli-rivi. Esimerkkiin jää neljä saraketta ja neljä tietoriviä.
Vaihe vaiheelta
- Lataa yllä oleva CSV-esimerkki. Avaa CSV Exceliksi ja valitse orders-options.csv painikkeella Valitse tiedostot.
- Aseta Erotin arvoksi ; ja Merkistökoodaus arvoksi UTF-8. Jätä Ensimmäinen rivi sisältää otsikot valituksi. Tarkista, että esikatselussa näkyvät kuusi erillistä saraketta Notes, Name, Amount, Account ID, City ja Status. Tee tuontiasetukset ennen sarakkeiden muokkaamista.
- Poista tässä esimerkissä valinta Säilytä arvot tekstinä, jotta Amount-arvoja voi käyttää laskennassa. Teksti- ja lukuarvojen vaihtoehdot selitetään jäljempänä.
- Valitse kohdassa Siivoa tiedot asetukset Poista välilyönnit solujen reunoilta, Poista tyhjät rivit, Poista kaksoisrivit ja Täydennä lyhyiden rivien puuttuvat solut. Esikatselussa pitäisi nyt olla neljä tietoriviä ja kaksi poistettua riviä.
- Poista kohdassa Sarakkeet valinnat Notes ja Status. Muuta otsikkokentissä Account ID nimeksi Account ja Amount nimeksi Total. Käytä nuolipainikkeita (Siirrä ylös ja Siirrä alas), kunnes valitut sarakkeet näkyvät esikatselussa järjestyksessä Name, Account, City, Total.
- Tarkista esikatselu ja valitse Lataa Excel. Avaa orders-options.xlsx Excelissä tai muussa taulukkolaskentaohjelmassa ja tee alla olevat tarkistukset.
Tuontiasetusten merkitys
| Asetus | Milloin sitä käytetään |
|---|---|
| Erotin | Automaattinen tunnistaa todennäköisen erottimen. Voit valita pilkun, puolipisteen, ↹ Sarkain-vaihtoehdon tai merkin |. Asetuksella Mukautettu voit käyttää yhtä muuta merkkiä. Valitse tiedoston kenttien erotin; esimerkissä se on puolipiste. |
| Merkistökoodaus | Automaattinen tunnistaa UTF-8:n, Windows-1252:n tai koodausmerkillä varustetun UTF-16-tiedoston. Voit myös valita suoraan UTF-8:n, Windows-1252:n, UTF-16 LE:n tai UTF-16 BE:n. Esimerkki käyttää UTF-8:aa; nimen Zoë pitäisi näkyä oikein. |
| Ensimmäinen rivi sisältää otsikot | Pidä valittuna, jos ensimmäinen rivi sisältää sarakkeiden nimet. Rivistä tulee taulukon otsikkorivi, ja nimiä voi muokata. Poista valinta, jos ensimmäinen rivi sisältää muiden tietueiden tavoin käsiteltävää dataa. |
Valitse teksti- tai lukusolut
| Säilytä arvot tekstinä | Vaikutus |
|---|---|
| Valittu | Kaikki täytetyt solut tallennetaan tekstinä. Käytä tätä, kun haluat säilyttää alkuperäiset tekstiarvot. Summat kuten 19.50 pysyvät tekstinä eivätkä toimi lukusolujen tavoin summauksessa. |
| Ei valittu | Soveltuvat tavalliset luvut tallennetaan lukusoluina, muut arvot tekstinä. Käytä tätä esimerkissä, jotta Total-arvot voi summata. Asetus koskee kaikkia sarakkeita, ja Excel voi näyttää arvon 19.50 muodossa 19.5. |
Siivoa rivit
| Asetus | Milloin sitä käytetään |
|---|---|
| Poista välilyönnit solujen reunoilta | Poista välilyönnit kunkin soluarvon alusta ja lopusta, myös otsikoista. Esimerkissä välilyönnit nimen Zoë ympäriltä poistuvat. Sanojen väliset välilyönnit säilyvät. |
| Poista tyhjät rivit | Poista rivit, joiden kaikki solut ovat tyhjiä tai sisältävät vain välilyöntejä. Näin esimerkin tyhjä rivi poistuu. Otsikkorivi säilyy. |
| Poista kaksoisrivit | Säilytä ensimmäinen kappale kustakin täysin samanlaisesta tietorivistä ja poista myöhemmät kopiot. Näin jäljelle jää yksi Ada-rivi. Jos reunavälilyöntien poisto ja lyhyiden rivien täydentäminen on valittu, ne tehdään ennen vertailua. |
| Täydennä lyhyiden rivien puuttuvat solut | Lisää lyhyempien rivien loppuun tyhjiä soluja, kunnes sarakkeita on yhtä monta kuin leveimmällä rivillä. Elin puuttuvat City- ja Status-solut jäävät tyhjiksi; puuttuvia arvoja ei arvata. |
Jäljelle jäävät tietorivit säilyttävät lähdejärjestyksensä: esimerkissä Zoë, Ada, Mika, Eli. Työkalussa ei ole toimintoja yksittäisten tietorivien valitsemiseen tai uudelleenjärjestämiseen.
Valitse, nimeä ja järjestä sarakkeet
| Toiminto | Näin se toimii |
|---|---|
| Valitse sarakkeet | Sisällytä tai jätä sarakkeita pois valintaruuduilla. Pidä vähintään yksi sarake valittuna. Poista esimerkissä valinnat Notes ja Status. |
| Nimeä otsikot | Muokkaa sarakkeen vieressä olevaa nimikenttää, kun Ensimmäinen rivi sisältää otsikot on valittu. Nimeä esimerkissä Account ID muotoon Account ja Amount muotoon Total. |
| Aseta järjestys | Siirrä sarakkeita luettelossa nuolipainikkeilla (Siirrä ylös ja Siirrä alas). Valitut sarakkeet viedään luettelon järjestyksessä vasemmalta oikealle. Valintaruutujen valitsemisjärjestys ei määrää tuloksen sarakejärjestystä. Uudelleen valittu sarake palaa nykyiselle paikalleen. |
| Palauta sarakkeet | Palauta sarakkeet valitsee kaikki sarakkeet uudelleen, palauttaa lähdejärjestyksen ja poistaa otsikkojen uudelleennimeämiset. Siivousasetukset säilyvät valittuina. |
Tarkista Excel-tiedosto
- Tarkista, että neljä otsikkoa ovat järjestyksessä Name, Account, City, Total ja että tietorivejä on neljä. Notes ja Status eivät saa olla mukana.
- Tarkista nimet Zoë, Ada, Mika ja Eli ilman reunavälilyöntejä. Ada näkyy kerran, ja Elin City-solu on tyhjä.
- Kun Säilytä arvot tekstinä ei ole valittu, laske tyhjään soluun alueen D2:D5 summa taulukkolaskentaohjelman summatoiminnolla. Tuloksen pitää olla 43.75; paikalliset lukuasetukset voivat näyttää sen muodossa 43,75.
- Tallenna XLSX-tiedosto ja avaa se uudelleen. Tarkista otsikot, rivijärjestys, nimet ja arvot uudestaan. Alkuperäinen CSV-tiedosto ei muutu.
Kysymykset ja ongelmanratkaisu
Kaikki näkyy yhdessä sarakkeessa
Vaihda Erotin lähdetiedoston kenttien väliseen merkkiin. Esimerkissä valitse ;. Käytä asetusta Mukautettu vain, kun tiedostossa on yksi muu erotinmerkki.
Nimissä on outoja merkkejä
Tarkista Merkistökoodaus. Kokeile tiedoston luomisessa käytettyä koodausta ja tarkista aksenttimerkin sisältävä nimi. Esimerkki käyttää UTF-8:aa ja nimen pitäisi olla Zoë.
Ensimmäinen tietue muuttui otsikoksi tai sarakkeita ei voi nimetä
Tarkista Ensimmäinen rivi sisältää otsikot. Poista valinta, jos ensimmäinen rivi on tietue. Valitse asetus, jos rivillä ovat muokattavat sarakkeiden nimet.
Sarakevalinnat tai nimet katosivat
Asetuksen Erotin tai Merkistökoodaus muuttaminen lukee tiedoston uudelleen ja palauttaa sarakevalinnat, järjestyksen ja nimet. Tee nämä asetukset ensin ja järjestä sarakkeet sitten. Myös Palauta sarakkeet palauttaa alkuperäiset sarakkeet ja nimet.
Esikatselussa näkyy vain osa tiedostosta
Esikatselu näyttää enintään 12 tietoriviä ja 12 saraketta. Ladattava tiedosto sisältää kaikki jäljelle jäävät rivit ja valitut sarakkeet valitussa järjestyksessä. Tarkista suurempi tiedosto taulukkolaskentaohjelmassa lataamisen jälkeen.
Summat eivät toimi lukuina
Kun Säilytä arvot tekstinä on valittu, summat ovat tekstiä. Poista valinta ja lataa uudelleen, jotta soveltuvat tavalliset luvut tallentuvat lukusoluina. Valuuttamerkit ja desimaalipilkku tuottavat edelleen tekstiä. Lukusolut voivat näyttää vähemmän viimeisiä desimaalinollia; summa ei muutu.
Koodiin tarvitaan etunollia
Esimerkin 00123 on tunniste. Säilytä arvot tekstinä säilyttää täytetyt solut tekstinä. Muunnin säilyttää myös etunollan sisältävän koodin, kuten 00123, tekstinä, vaikka asetus ei olisi valittuna. Tarkista koodi ladatusta XLSX-tiedostosta. Jos nollat puuttuvat jo lähde-CSV:stä, muuntaminen ei palauta niitä automaattisesti.
Rivit näyttävät yhä samoilta sarakkeen piilottamisen jälkeen
Poista kaksoisrivit vertaa kokonaisia lähderivejä valitun siivouksen jälkeen, ennen pois jätettyjen sarakkeiden poistamista. Eri Notes-arvoja sisältävät rivit pysyvät erillisinä, vaikka Notes ei ole valittu. Tarkista lähteen erot ennen tietueiden poistamista.
Valinnainen: vertaa esimerkkiä ja viitetiedostoja
Taulukot näyttävät esimerkin lähdearvot ja järjestetyt tiedot. Viitetyökirjat on luotu muuntimen vientitoiminnolla käyttäen samoja siivousasetuksia, otsikkoja ja sarakejärjestystä.
Ennen siivousta: CSV-esimerkki
Tyhjä rivi ja toistuva Ada-rivi ovat tarkoituksellisia. Elin lähderivi päättyy Account ID:n jälkeen. Reunavälilyönnit säilyvät tässä taulukossa.
| Notes | Name | Amount | Account ID | City | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| internal | Zoë | 19.50 | 00123 | Bergen | Paid |
| archive | Ada | 5.00 | 12345 | Oslo | Paid |
| archive | Ada | 5.00 | 12345 | Oslo | Paid |
| follow up | Mika | 12.00 | 00234 | Trondheim | Pending |
| review | Eli | 7.25 | 34567 |
Siivouksen ja sarakevalintojen jälkeen
Nämä ovat muuntimen esikatselun arvot. Taulukkolaskentaohjelma voi näyttää lukusolujen summissa vähemmän viimeisiä nollia.
| Name | Account | City | Total |
|---|---|---|---|
| Zoë | 00123 | Bergen | 19.50 |
| Ada | 12345 | Oslo | 5.00 |
| Mika | 00234 | Trondheim | 12.00 |
| Eli | 34567 | 7.25 |
| Viitetiedosto | Soluasetus | Tavua |
|---|---|---|
| orders-options.xlsx | Säilytä arvot tekstinä: ei valittu | 4952 |
| orders-options-text.xlsx | Säilytä arvot tekstinä: valittu | 5180 |
Molemmissa viitteissä on samat neljä riviä ja samat sarakevalinnat. Teksti- ja lukusolujen tyypit eroavat. Tekstiviitteellä on kuvaava tiedostonimi; muunnin lataa tämän esimerkin nimellä orders-options.xlsx.