แปลง CSV เป็น Excel
เลือกวิธีอ่าน CSV ล้างข้อมูลในแถว แล้วเลือก เปลี่ยนชื่อ และจัดลำดับคอลัมน์ก่อนดาวน์โหลดไฟล์ Excel คู่มือนี้อธิบายตัวเลือกด้วยตัวอย่างขนาดเล็ก
ลองใช้ CSV ตัวอย่าง
ดาวน์โหลด orders-options.csv ซึ่งเป็นรายการคำสั่งซื้อสมมติที่มีหกคอลัมน์และหกแถวข้อมูล ไฟล์และชื่อคอลัมน์เป็นภาษาอังกฤษ ตัวอย่างมีช่องว่างหน้าและหลังค่า แถวว่าง แถว Ada ที่ซ้ำ และแถว Eli ที่สั้นกว่า ผลลัพธ์จะเหลือสี่คอลัมน์และสี่แถวข้อมูล
ขั้นตอนการใช้งาน
- ดาวน์โหลด CSV ตัวอย่างด้านบน เปิด CSV เป็น Excel แล้วใช้ เลือกไฟล์ เพื่อเลือก orders-options.csv
- ตั้ง ตัวคั่น เป็น ; และ การเข้ารหัสข้อความ เป็น UTF-8 ให้เลือก แถวแรกเป็นหัวตาราง ไว้ ตรวจสอบว่าตัวอย่างแสดง Notes, Name, Amount, Account ID, City และ Status เป็นหกคอลัมน์แยกกัน ตั้งค่าการนำเข้าให้เสร็จก่อนแก้ไขคอลัมน์
- ยกเลิกการเลือก เก็บค่าเป็นข้อความ สำหรับตัวอย่างนี้ เพื่อใช้ค่า Amount ในการคำนวณ ตัวเลือกข้อความและตัวเลขอธิบายอยู่ด้านล่าง
- ใน ล้างข้อมูล เลือก ตัดช่องว่างรอบเซลล์, ลบแถวว่าง, ลบแถวที่ซ้ำกัน และ เติมเซลล์ที่ขาดในแถวสั้น ตัวอย่างควรแสดงสี่แถวข้อมูลและแจ้งว่าลบไปสองแถว
- ใน คอลัมน์ ยกเลิกการเลือก Notes และ Status แก้ช่องชื่อจาก Account ID เป็น Account และ Amount เป็น Total ใช้ปุ่มลูกศร (เลื่อนขึ้น และ เลื่อนลง) จนคอลัมน์ที่เลือกแสดงในตัวอย่างตามลำดับ Name, Account, City, Total
- ตรวจสอบตัวอย่าง แล้วเลือก ดาวน์โหลด Excel เปิด orders-options.xlsx ใน Excel หรือโปรแกรมตารางคำนวณอื่น และตรวจสอบตามรายการด้านล่าง
ทำความเข้าใจตัวเลือกการนำเข้า
| ตัวเลือก | ควรใช้เมื่อใด |
|---|---|
| ตัวคั่น | อัตโนมัติ ตรวจหาตัวคั่นที่น่าจะใช้ คุณเลือกจุลภาค อัฒภาค ↹ แท็บ หรือ | หรือใช้ กำหนดเอง สำหรับอักขระอื่นหนึ่งตัวได้ เลือกอักขระที่คั่นช่องข้อมูลในไฟล์ ตัวอย่างนี้ใช้อัฒภาค |
| การเข้ารหัสข้อความ | อัตโนมัติ ตรวจหา UTF-8, Windows-1252 หรือไฟล์ UTF-16 ที่มีเครื่องหมายระบุการเข้ารหัส คุณเลือก UTF-8, Windows-1252, UTF-16 LE หรือ UTF-16 BE โดยตรงได้เช่นกัน ตัวอย่างใช้ UTF-8 และควรแสดง Zoë ได้ถูกต้อง |
| แถวแรกเป็นหัวตาราง | เลือกไว้เมื่อแถวแรกมีชื่อคอลัมน์ แถวนั้นจะเป็นหัวตารางและแก้ไขชื่อได้ ยกเลิกการเลือกเมื่อแถวแรกเป็นข้อมูลที่ต้องประมวลผลเหมือนรายการอื่น |
เลือกเซลล์ข้อความหรือเซลล์ตัวเลข
| เก็บค่าเป็นข้อความ | ผลที่เกิดขึ้น |
|---|---|
| เลือกไว้ | เซลล์ที่มีข้อมูลทั้งหมดจะบันทึกเป็นข้อความ ใช้เมื่อต้องการเก็บค่าข้อความเดิม จำนวนเงินเช่น 19.50 จะยังเป็นข้อความและไม่ทำงานเหมือนเซลล์ตัวเลขในการหาผลรวม |
| ไม่ได้เลือก | ตัวเลขทั่วไปที่รองรับจะบันทึกเป็นเซลล์ตัวเลข ส่วนค่าอื่นยังเป็นข้อความ ใช้การตั้งค่านี้ในตัวอย่างเพื่อรวมค่า Total การตั้งค่านี้ใช้กับทุกคอลัมน์ และ Excel อาจแสดง 19.50 เป็น 19.5 |
ล้างข้อมูลในแถว
| ตัวเลือก | ควรใช้เมื่อใด |
|---|---|
| ตัดช่องว่างรอบเซลล์ | ลบช่องว่างต้นและท้ายของทุกเซลล์ รวมถึงหัวตาราง ในตัวอย่างจะลบช่องว่างรอบ Zoë ช่องว่างระหว่างคำยังอยู่ |
| ลบแถวว่าง | ลบแถวที่ทุกเซลล์ว่างหรือมีเพียงช่องว่าง จึงลบแถวว่างในตัวอย่าง หัวตารางยังอยู่ |
| ลบแถวที่ซ้ำกัน | เก็บสำเนาแรกของแต่ละแถวข้อมูลที่เหมือนกันทั้งหมด และลบสำเนาที่ตามมา จึงเหลือแถว Ada หนึ่งแถว หากเปิดใช้ การตัดช่องว่างและเติมแถวสั้นจะทำก่อนเปรียบเทียบ |
| เติมเซลล์ที่ขาดในแถวสั้น | เพิ่มเซลล์ว่างท้ายแถวสั้นจนมีจำนวนคอลัมน์เท่ากับแถวที่กว้างที่สุด เซลล์ City และ Status ที่ขาดในแถว Eli จะว่าง ไม่มีการเดาค่าที่ขาด |
แถวข้อมูลที่เหลือรักษาลำดับจากต้นฉบับ ได้แก่ Zoë, Ada, Mika, Eli ในตัวอย่างนี้ เครื่องมือไม่มีตัวควบคุมสำหรับเลือกหรือจัดลำดับแถวข้อมูลทีละแถว
เลือก เปลี่ยนชื่อ และจัดลำดับคอลัมน์
| การทำงาน | วิธีทำงาน |
|---|---|
| เลือกคอลัมน์ | ใช้ช่องทำเครื่องหมายเพื่อรวมหรือไม่รวมคอลัมน์ ต้องเลือกไว้อย่างน้อยหนึ่งคอลัมน์ ในตัวอย่างให้ยกเลิก Notes และ Status |
| เปลี่ยนชื่อหัวตาราง | แก้ช่องชื่อข้างคอลัมน์เมื่อเลือก แถวแรกเป็นหัวตาราง ไว้ ในตัวอย่างเปลี่ยน Account ID เป็น Account และ Amount เป็น Total |
| กำหนดลำดับ | ใช้ปุ่มลูกศร (เลื่อนขึ้น และ เลื่อนลง) เพื่อย้ายคอลัมน์ในรายการ คอลัมน์ที่เลือกจะส่งออกตามลำดับรายการจากซ้ายไปขวา ลำดับที่ทำเครื่องหมายไม่ได้กำหนดลำดับผลลัพธ์ เมื่อเลือกคอลัมน์อีกครั้ง คอลัมน์จะกลับมาที่ตำแหน่งปัจจุบัน |
| รีเซ็ตคอลัมน์ | รีเซ็ตคอลัมน์ เลือกทุกคอลัมน์อีกครั้ง คืนลำดับต้นฉบับ และยกเลิกการเปลี่ยนชื่อหัวตาราง ตัวเลือกการล้างข้อมูลยังถูกเลือกไว้ |
ตรวจสอบไฟล์ Excel
- ตรวจสอบว่ามีหัวตารางสี่รายการตามลำดับ Name, Account, City, Total และมีสี่แถวข้อมูล ไม่ควรมี Notes และ Status
- ตรวจสอบชื่อ Zoë, Ada, Mika และ Eli ว่าไม่มีช่องว่างหน้าและหลัง Ada ควรปรากฏครั้งเดียว และเซลล์ City ของ Eli ควรว่าง
- เมื่อไม่ได้เลือก เก็บค่าเป็นข้อความ ให้ใช้ฟังก์ชันหาผลรวมของโปรแกรมกับ D2:D5 ในเซลล์ว่าง ผลรวมควรเป็น 43.75
- บันทึก XLSX แล้วเปิดอีกครั้ง ตรวจสอบหัวตาราง ลำดับแถว ชื่อ และค่าอีกครั้ง ไฟล์ CSV ต้นฉบับไม่เปลี่ยน
คำถามและการแก้ปัญหา
ทุกอย่างแสดงในคอลัมน์เดียว
เปลี่ยน ตัวคั่น เป็นอักขระที่คั่นช่องข้อมูลในไฟล์ต้นฉบับ สำหรับตัวอย่างเลือก ; ใช้ กำหนดเอง เฉพาะเมื่อต้องการอักขระอื่นหนึ่งตัว
ชื่อมีอักขระผิดปกติ
ตรวจสอบ การเข้ารหัสข้อความ ลองการเข้ารหัสที่ใช้เมื่อสร้างไฟล์ แล้วตรวจสอบชื่อที่มีเครื่องหมายกำกับเสียง ตัวอย่างใช้ UTF-8 และควรแสดง Zoë
รายการแรกกลายเป็นหัวตาราง หรือเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ไม่ได้
ตรวจสอบ แถวแรกเป็นหัวตาราง ยกเลิกการเลือกเมื่อแถวแรกเป็นรายการข้อมูล เลือกไว้เมื่อแถวนั้นมีชื่อที่ต้องการแก้ไข
คอลัมน์ที่เลือกหรือชื่อหายไป
การเปลี่ยน ตัวคั่น หรือ การเข้ารหัสข้อความ จะอ่านไฟล์ใหม่และรีเซ็ตการเลือก ลำดับ และชื่อคอลัมน์ ตั้งค่าเหล่านี้ให้เสร็จก่อน แล้วจึงจัดคอลัมน์ รีเซ็ตคอลัมน์ ก็คืนคอลัมน์และชื่อเดิมเช่นกัน
ตัวอย่างแสดงไฟล์เพียงบางส่วน
ตัวอย่างแสดงได้สูงสุด 12 แถวข้อมูลและ 12 คอลัมน์ ไฟล์ดาวน์โหลดมีแถวที่เหลือทั้งหมดและคอลัมน์ที่เลือกทั้งหมดตามลำดับที่กำหนด ตรวจสอบไฟล์ขนาดใหญ่ในโปรแกรมตารางคำนวณหลังดาวน์โหลด
จำนวนเงินรวมเป็นตัวเลขไม่ได้
หากเลือก เก็บค่าเป็นข้อความ จำนวนเงินจะเป็นข้อความ ยกเลิกแล้วดาวน์โหลดใหม่เพื่อให้ตัวเลขทั่วไปที่รองรับเป็นเซลล์ตัวเลข สัญลักษณ์สกุลเงินและค่าที่ใช้จุลภาคเป็นจุดทศนิยมยังเป็นข้อความ เซลล์ตัวเลขอาจแสดงศูนย์ท้ายทศนิยมน้อยลง แต่จำนวนเงินไม่เปลี่ยน
รหัสต้องมีศูนย์นำหน้า
รหัสเช่น 00123 ในตัวอย่างเป็นรหัสระบุตัวตน เก็บค่าเป็นข้อความ เก็บเซลล์ที่มีข้อมูลเป็นข้อความ ตัวแปลงนี้ยังเก็บรหัสที่ขึ้นต้นด้วยศูนย์ เช่น 00123 เป็นข้อความแม้ไม่ได้เลือกตัวเลือก ตรวจสอบรหัสใน XLSX ที่ดาวน์โหลด หากศูนย์หายไปจาก CSV ต้นฉบับแล้ว การแปลงไม่สามารถคืนค่าให้อัตโนมัติ
แถวยังดูซ้ำหลังซ่อนคอลัมน์
ลบแถวที่ซ้ำกัน เปรียบเทียบแถวต้นฉบับทั้งหมดหลังล้างข้อมูลตามตัวเลือก ก่อนนำคอลัมน์ที่ไม่เลือกออก แถวที่มีค่า Notes ต่างกันยังแยกกัน แม้ไม่ได้เลือก Notes ตรวจสอบความต่างในต้นฉบับก่อนลบรายการ
ทางเลือก: เปรียบเทียบตัวอย่างกับไฟล์อ้างอิง
ตารางเหล่านี้แสดงค่าต้นฉบับและข้อมูลตัวอย่างที่จัดแล้ว สมุดงานอ้างอิงสร้างด้วยฟังก์ชันส่งออกของตัวแปลง โดยใช้การล้างข้อมูล ชื่อหัวตาราง และลำดับคอลัมน์เดียวกัน
ก่อนล้างข้อมูล: CSV ตัวอย่าง
แถวว่างและแถว Ada ที่ซ้ำใส่ไว้โดยตั้งใจ แถวต้นฉบับของ Eli จบหลัง Account ID ตารางนี้เก็บช่องว่างต้นและท้ายของค่าไว้
| Notes | Name | Amount | Account ID | City | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| internal | Zoë | 19.50 | 00123 | Bergen | Paid |
| archive | Ada | 5.00 | 12345 | Oslo | Paid |
| archive | Ada | 5.00 | 12345 | Oslo | Paid |
| follow up | Mika | 12.00 | 00234 | Trondheim | Pending |
| review | Eli | 7.25 | 34567 |
หลังล้างข้อมูลและเลือกคอลัมน์
นี่คือค่าที่แสดงในตัวอย่างของตัวแปลง โปรแกรมตารางคำนวณอาจแสดงจำนวนเงินแบบตัวเลขโดยลดศูนย์ที่ท้ายลง
| Name | Account | City | Total |
|---|---|---|---|
| Zoë | 00123 | Bergen | 19.50 |
| Ada | 12345 | Oslo | 5.00 |
| Mika | 00234 | Trondheim | 12.00 |
| Eli | 34567 | 7.25 |
| ไฟล์อ้างอิง | การตั้งค่าเซลล์ | ไบต์ |
|---|---|---|
| orders-options.xlsx | เก็บค่าเป็นข้อความ: ไม่ได้เลือก | 4952 |
| orders-options-text.xlsx | เก็บค่าเป็นข้อความ: เลือกไว้ | 5180 |
ไฟล์อ้างอิงทั้งสองมีสี่แถวและการเลือกคอลัมน์เดียวกัน แต่ชนิดเซลล์ข้อความและตัวเลขต่างกัน ไฟล์อ้างอิงข้อความมีชื่อที่อธิบายเนื้อหา ตัวแปลงดาวน์โหลดตัวอย่างนี้ในชื่อ orders-options.xlsx